1.  IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 13, literal a), del Decreto 1377 de 2013, compilado en el artículo 2.2.2.25.3.1 del Decreto 1074 de 2015, se identifica al Responsable del Tratamiento en los siguientes términos:

2.  OBJETO

La presente política tiene por objeto establecer los criterios, principios, finalidades, procedimientos y medidas que ALFA PSICOLOGÍA S.A.S. (en adelante ALFA PSICOLOGÍA) aplica en la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de los datos personales que reposan en las bases de datos de su titularidad, así como garantizar el ejercicio efectivo del derecho fundamental de habeas data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política y desarrollado por la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

3.  ÁMBITO DE APLICACIÓN

Esta política se aplica a la totalidad de los datos personales registrados en cualquier base de datos de la que ALFA PSICOLOGÍA sea Responsable del Tratamiento, con independencia del soporte, medio o sistema en que reposen, y vincula a los administradores, empleados, contratistas, practicantes, proveedores y, en general, a toda persona que en desarrollo de sus funciones o de la relación contractual con la sociedad acceda a datos personales.

Precisión sobre la noción de base de datos. Para los efectos de la presente política, una base de datos se identifica por la conjunción de un universo determinado de Titulares y una finalidad de Tratamiento, y no por el sistema, proveedor o soporte en que la información se aloje. En consecuencia, una misma base de datos puede residir simultáneamente en varios sistemas de información y ser objeto de operaciones a cargo de distintos Encargados, sin que ello suponga la existencia de bases de datos independientes.

4.  MARCO NORMATIVO

La presente política se fundamenta en las siguientes disposiciones:

a) Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.

b) Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

c) Decreto 1377 de 2013, compilado en el Capítulo 25 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015.

d) Decreto 886 de 2014, compilado en el Capítulo 26 del Título 2, Parte 2, Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, modificado por el Decreto 090 de 2018, sobre el Registro Nacional de Bases de Datos.

e) Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, Título V, y demás circulares e instrucciones que la modifiquen o adicionen.

f) Ley 1090 de 2006, por la cual se reglamenta el ejercicio de la profesión de Psicología y se dicta el Código Deontológico y Bioético.

g) Resolución 2646 de 2008 y Resolución 2764 de 2022 del Ministerio del Trabajo, en materia de factores de riesgo psicosocial.

h) Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud y Protección Social, sobre manejo, custodia y conservación de la historia clínica.

i) Sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, M.P. Jorge Ignacio Pretelt Chaljub, mediante la cual se ejerció el control previo de constitucionalidad de la Ley Estatutaria 1581 de 2012.

5.  DEFINICIONES

Para la interpretación y aplicación de esta política se adoptan las definiciones contenidas en el artículo 3° de la Ley 1581 de 2012 y en el artículo 3° del Decreto 1377 de 2013:

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita dirigida al Titular, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento que le serán aplicables, la forma de acceder a ellas y las finalidades del Tratamiento.

Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato personal. Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público. Dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y que no sea semiprivado, privado o sensible.

Dato sensible. Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, conforme al artículo 5° de la Ley 1581 de 2012.

Encargado del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. Esta calidad recae exclusivamente en la persona natural evaluada, candidata, vinculada o relacionada, y en ningún caso en ALFA PSICOLOGÍA ni en sus clientes.

Transferencia. Envío de datos personales por parte del Responsable o Encargado ubicado en Colombia a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio nacional, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

6.  PRINCIPIOS RECTORES

El Tratamiento de datos personales por parte de ALFA PSICOLOGÍA se rige por los principios establecidos en el artículo 4° de la Ley 1581 de 2012, aplicados de manera armónica e integral:

Legalidad. El Tratamiento es una actividad reglada que se sujeta a lo dispuesto en la ley y sus normas reglamentarias.

Finalidad. El Tratamiento obedece a una finalidad legítima, previamente informada al Titular. Los datos no se utilizan para fines distintos de los declarados.

Libertad. El Tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular, salvo mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

Veracidad o calidad. La información sujeta a Tratamiento es veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia. Se garantiza al Titular el derecho a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

Acceso y circulación restringida. Los datos personales, salvo la información pública, no están disponibles en internet u otros medios de divulgación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable.

Seguridad. La información se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Confidencialidad. Todas las personas que intervienen en el Tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con las labores que comprende el Tratamiento.

7.  BASES DE DATOS, TITULARES Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

ALFA PSICOLOGÍA presta servicios de gestión integral del ciclo de vida del talento humano, que comprenden las fases de atracción, selección, incorporación, desarrollo, retención y desvinculación. En desarrollo de dicho objeto trata datos personales de candidatos, evaluados, trabajadores de sus clientes, terceros referenciados, personal vinculado, proveedores y contactos comerciales.

El catálogo de bases de datos, con la identificación del universo de Titulares, las finalidades específicas del Tratamiento y los períodos de conservación aplicables, se incorpora como ANEXO 1 de la presente política y forma parte integral de la misma. Dicho anexo podrá ser actualizado por la Dirección Administrativa sin necesidad de reexpedir la política, siempre que la actualización no implique una finalidad sustancialmente distinta de las ya autorizadas por los Titulares.

7.1.  Finalidades generales

Con independencia de la base de datos de que se trate, ALFA PSICOLOGÍA trata datos personales para las siguientes finalidades generales:

a) Ejecutar los servicios contratados por sus clientes en las seis fases del ciclo de vida del talento humano.

b) Adelantar procesos de selección, evaluación psicológica, aplicación de pruebas psicotécnicas, estudios de confiabilidad, evaluación de riesgo psicosocial, medición de clima organizacional, evaluación del desempeño, capacitación y acompañamiento en procesos de desvinculación.

c) Elaborar y entregar a los clientes los informes técnicos derivados de los servicios contratados, en los términos y con las restricciones previstas en la ley y en esta política.

d) Gestionar la relación contractual con clientes, proveedores, contratistas y personal vinculado, incluidas las obligaciones tributarias, contables y de seguridad social.

e) Atender requerimientos de autoridades administrativas y judiciales competentes.

f) Ejercer y defender los derechos de la sociedad en sede administrativa, judicial o arbitral.

g) Remitir información institucional y comercial a clientes y contactos comerciales que lo hayan autorizado.

h) Elaborar estadísticas, indicadores y estudios agregados que no permitan la identificación individual de los Titulares.

7.2.  Reglas especiales en procesos de selección

Entrega de información al cliente. ALFA PSICOLOGÍA entrega a su cliente únicamente la información correspondiente a los candidatos finalistas del proceso, comprensiva del informe psicológico, la verificación de referencias, el informe de visita domiciliaria y, cuando el servicio lo incluya, el informe poligráfico. La información de los demás participantes no es entregada al cliente y permanece bajo la custodia exclusiva de ALFA PSICOLOGÍA.

Banco de hojas de vida. ALFA PSICOLOGÍA conserva un banco de hojas de vida con la finalidad autónoma de considerar al candidato en procesos de selección futuros, adelantados para el mismo o para otros clientes. Esta finalidad es facultativa, se informa expresamente al Titular y requiere su autorización específica, independiente de la otorgada para el proceso en el cual participó inicialmente. El Titular puede revocarla en cualquier momento sin que ello afecte su participación en procesos en curso.

Datos de composición familiar. En el marco de la entrevista de selección puede registrarse información sobre el estado civil y la composición familiar del candidato, limitada al número de hijos y a su rango de edad. No se recolectan nombres, instituciones educativas, ocupaciones ni ningún otro dato que permita individualizar a los menores de edad. ALFA PSICOLOGÍA declara expresamente que dicha información no constituye criterio de evaluación, calificación ni decisión en los procesos de selección, y que su registro obedece exclusivamente a fines de caracterización sociodemográfica.

8.  TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

En desarrollo de su objeto social, ALFA PSICOLOGÍA trata datos de naturaleza sensible en los términos del artículo 5° de la Ley 1581 de 2012, entre ellos: datos relativos a la salud física y mental, resultados de evaluaciones psicológicas y psicotécnicas, resultados de la evaluación de factores de riesgo psicosocial, registros psicofisiológicos obtenidos en evaluaciones poligráficas, fotografías de identidad, registros audiovisuales de sesiones de evaluación y datos biométricos derivados de tales registros.

Facultatividad. De conformidad con el artículo 6° del Decreto 1377 de 2013, compilado en el artículo 2.2.2.25.2.3 del Decreto 1074 de 2015, el Titular no está obligado a autorizar el Tratamiento de sus datos sensibles. Esta advertencia se incorpora de manera expresa en todos los instrumentos de autorización empleados por ALFA PSICOLOGÍA, junto con la identificación de cuáles de los datos recolectados tienen carácter sensible y la finalidad específica de su Tratamiento.

El Tratamiento de datos sensibles se sujeta adicionalmente a las siguientes reglas:

a) Ninguna actividad se condiciona a que el Titular suministre datos sensibles distintos de aquellos que resulten estrictamente indispensables para la prestación del servicio contratado.

b) El acceso a datos sensibles se restringe al personal y a los profesionales que deban conocerlos para la ejecución del servicio.

c) Los resultados individuales de la evaluación de factores de riesgo psicosocial no se entregan al empleador. Al cliente solo se remiten informes consolidados por grupos, conforme a la Resolución 2646 de 2008 y a la Resolución 2764 de 2022.

d) Los datos obtenidos en el marco de la actuación de profesionales de la psicología se sujetan además al régimen de reserva de la Ley 1090 de 2006 y a la vigilancia del Tribunal Nacional Deontológico y Bioético de Psicología.

9.  TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES

Conforme al artículo 7° de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, el Tratamiento de datos personales de niñas, niños y adolescentes está prohibido, salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública y siempre que el Tratamiento responda al interés superior del menor, asegure el respeto de sus derechos fundamentales y cuente con la autorización de su representante legal, previo ejercicio del derecho del menor a ser escuchado.

ALFA PSICOLOGÍA declara que no adelanta evaluaciones psicológicas, psicotécnicas ni poligráficas sobre menores de edad en el marco de procesos de selección o de evaluación laboral, ni conserva bases de datos cuyo universo de Titulares esté constituido por menores de edad. Cuando de manera excepcional resulte necesario tratar datos identificables de un menor (Entre otros supuestos, para la afiliación de beneficiarios al Sistema de Seguridad Social Integral), dicho Tratamiento se sujetará a autorización expresa del representante legal del menor, se limitará a los datos estrictamente indispensables y se documentará la satisfacción del interés superior del menor.

10.  AUTORIZACIÓN DEL TITULAR

De conformidad con el artículo 9° de la Ley 1581 de 2012, el Tratamiento requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual debe ser obtenida por cualquier medio que permita su consulta posterior. ALFA PSICOLOGÍA conserva prueba de la autorización otorgada y la pone a disposición del Titular cuando este la solicite.

Contenido mínimo. Todo instrumento de autorización identifica al Responsable, describe las finalidades específicas del Tratamiento, informa el carácter facultativo de responder cuando se trate de datos sensibles o de datos de menores, enuncia los derechos del Titular e indica los canales para ejercerlos y la forma de consultar la presente política.

Casos en que no se requiere autorización. Conforme al artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no será necesaria la autorización cuando se trate de: (i) información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial; (ii) datos de naturaleza pública; (iii) casos de urgencia médica o sanitaria; (iv) Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos; y (v) datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Revocatoria. El Titular puede revocar la autorización en cualquier momento, salvo que exista un deber legal o contractual que imponga la conservación del dato. La revocatoria podrá ser total o referida a finalidades específicas, tales como el mantenimiento de la hoja de vida en el banco de candidatos o el envío de comunicaciones comerciales.

11.  DERECHOS DE LOS TITULARES

Conforme al artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los datos personales tiene derecho a:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a ALFA PSICOLOGÍA o frente a los Encargados del Tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exija.

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante ALFA PSICOLOGÍA.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservación.

f) Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el Titular, por sus causahabientes, por su representante o apoderado, y por quien actúe por estipulación a favor de otro, acreditando la calidad correspondiente.

12.  DEBERES DE ALFA PSICOLOGÍA

En su condición de Responsable del Tratamiento, ALFA PSICOLOGÍA asume los deberes previstos en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, entre ellos garantizar al Titular el pleno y efectivo ejercicio del habeas data; solicitar y conservar copia de la autorización; informar debidamente la finalidad de la recolección; conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado; actualizar y rectificar la información; tramitar las consultas y reclamos en los términos legales; informar a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información; y cumplir las instrucciones que imparta dicha autoridad.

13.  ÁREA RESPONSABLE Y CANALES DE ATENCIÓN

En cumplimiento del artículo 23 del Decreto 1377 de 2013, ALFA PSICOLOGÍA designa a la Dirección Administrativa como área responsable de la función de protección de datos personales y del trámite de las consultas, reclamos y demás solicitudes de los Titulares. La designación nominal de la persona que ejerce dicha función consta en acto administrativo interno suscrito por la representante legal.

Los canales habilitados para el ejercicio de los derechos del Titular son:

Canales anteriores. Toda referencia contenida en autorizaciones, avisos, consentimientos, formularios o comunicaciones expedidos con anterioridad a la entrada en vigencia de esta política, que remita a canales de atención hoy no operativos, se entenderá hecha al correo electrónico info@alfapsicologia.com y a los demás canales señalados en el presente numeral. Ninguna solicitud de un Titular podrá ser desatendida por haber sido dirigida a un canal informado con anterioridad.

14.  PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS

El Titular podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de ALFA PSICOLOGÍA. La solicitud deberá indicar el nombre completo y el documento de identidad del Titular o de quien lo represente, la información objeto de consulta y el canal para recibir respuesta, adjuntando los documentos que acrediten la calidad en que se actúa.

Término. Conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012, la consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado antes de su vencimiento, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15.  PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE RECLAMOS

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo, que será tramitado conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.

a) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a los canales señalados en el numeral 13, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección de notificación y los documentos que se quieran hacer valer.

b) Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

c) Si la persona que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

d) Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

e) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Requisito de procedibilidad. De conformidad con el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012, el Titular solo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante ALFA PSICOLOGÍA.

16.  ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO Y TRANSMISIÓN DE DATOS PERSONALES

Para la ejecución de los servicios que constituyen su objeto social, ALFA PSICOLOGÍA se apoya en terceros que actúan como Encargados del Tratamiento. Dichos terceros ejecutan operaciones sobre los datos personales exclusivamente por cuenta y bajo las instrucciones de ALFA PSICOLOGÍA, sin facultad alguna para determinar las finalidades del Tratamiento ni para utilizar la información con propósitos propios.

Las categorías de Encargados vinculados a la operación se relacionan en el ANEXO 2 de la presente política.

Régimen aplicable. La comunicación de datos personales a los Encargados constituye una transmisión en los términos del artículo 24 del Decreto 1377 de 2013, compilado en el artículo 2.2.2.25.5.1 del Decreto 1074 de 2015, y no una transferencia. En consecuencia, y por expresa disposición de la citada norma, las transmisiones de datos personales, incluidas las internacionales, no requieren ser informadas al Titular ni contar con su consentimiento, siempre que medie un contrato de transmisión de datos personales.

Conforme al artículo 25 del mismo decreto, compilado en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, ALFA PSICOLOGÍA suscribe con cada Encargado un contrato de transmisión que señala el alcance del Tratamiento, las actividades que el Encargado realizará por cuenta de ALFA PSICOLOGÍA, las obligaciones del Encargado frente al Titular y frente al Responsable, y el deber del Encargado de aplicar las medidas de seguridad correspondientes y de dar cumplimiento a la presente política.

Alcance de la responsabilidad. La circunstancia de que un Encargado se encuentre domiciliado fuera del territorio nacional o aloje la información en servidores situados en el exterior no altera la calidad de Responsable que ostenta ALFA PSICOLOGÍA, ni traslada al Encargado facultad alguna de decisión sobre las finalidades. ALFA PSICOLOGÍA responde ante el Titular por el Tratamiento realizado por sus Encargados.

17.  TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES

ALFA PSICOLOGÍA no efectúa transferencias internacionales de datos personales en el sentido del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, esto es, envíos de información a receptores extranjeros que ostenten la calidad de Responsables autónomos del Tratamiento.

En el evento en que llegare a requerirse una transferencia de esta naturaleza, ALFA PSICOLOGÍA verificará previamente que el país destinatario se encuentre incluido en el listado de países con nivel adecuado de protección fijado por la Superintendencia de Industria y Comercio en el Título V de su Circular Única o, en su defecto, obtendrá del Titular autorización expresa e inequívoca para la transferencia, o tramitará la declaración de conformidad ante dicha autoridad.

18.  USO DE HERRAMIENTAS TECNOLÓGICAS DE APOYO

ALFA PSICOLOGÍA emplea herramientas tecnológicas automatizadas, incluidas soluciones de inteligencia artificial, como apoyo en la calificación de instrumentos, el procesamiento estadístico, la sistematización e interpretación preliminar de resultados y la elaboración de documentos. Dichas herramientas operan siempre bajo la dirección y supervisión de profesionales competentes.

Ninguna decisión que produzca efectos jurídicos sobre el Titular o que incida en su situación laboral se adopta con fundamento exclusivo en el procesamiento automatizado. La valoración técnica y el juicio profesional corresponden en todo caso al profesional responsable, quien suscribe los conceptos e informes y responde por su contenido conforme al régimen deontológico aplicable.

Los proveedores de estas herramientas ostentan la calidad de Encargados del Tratamiento y se sujetan al régimen previsto en el numeral 16 de esta política. ALFA PSICOLOGÍA adopta medidas de minimización y seudonimización de los datos personales que se someten a procesamiento mediante tales herramientas, conforme al protocolo interno que rige la materia.

19.  ENTREGA DE INFORMACIÓN A AUTORIDADES

ALFA PSICOLOGÍA suministrará datos personales a las autoridades administrativas y judiciales que los requieran en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, verificando previamente la competencia de la autoridad solicitante, la existencia de fundamento legal para el requerimiento y la correspondencia entre lo solicitado y la información entregada. De toda entrega se dejará constancia documental.

20.  MEDIDAS DE SEGURIDAD

En cumplimiento del principio de seguridad, ALFA PSICOLOGÍA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas orientadas a otorgar seguridad a los registros, entre ellas: control de acceso por perfiles y necesidad de conocer; autenticación de usuarios y gestión de credenciales; cifrado de la información sensible en tránsito y en reposo; copias de respaldo periódicas; cláusulas de confidencialidad en los contratos de todo el personal y de los Encargados; y restricción del uso de canales y servicios tecnológicos no autorizados institucionalmente.

El detalle de estas medidas consta en el documento de políticas internas de seguridad de la información, de obligatorio cumplimiento para todo el personal y para los Encargados del Tratamiento.

21.  INCIDENTES DE SEGURIDAD

Se entiende por incidente de seguridad todo evento que comprometa o pueda comprometer la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales bajo responsabilidad de ALFA PSICOLOGÍA, incluidos el acceso o uso no autorizado, la pérdida, la alteración y la divulgación indebida de información.

Todo incidente, real o presunto, debe ser reportado de manera inmediata a la Dirección Administrativa, que activará el procedimiento interno de gestión de incidentes, adoptará las medidas de contención y remediación que correspondan, evaluará el impacto sobre los Titulares afectados y determinará la procedencia de su notificación. En cumplimiento del artículo 17, literal n), de la Ley 1581 de 2012, ALFA PSICOLOGÍA informará a la Superintendencia de Industria y Comercio las violaciones a los códigos de seguridad y los riesgos en la administración de la información de los Titulares. De cada incidente se conservará registro documental.

22.  CAPACITACIÓN

ALFA PSICOLOGÍA adelantará al menos una jornada anual de capacitación en protección de datos personales dirigida a su personal y a los contratistas que accedan a datos personales en desarrollo de sus obligaciones, de la cual se conservará registro de asistencia y contenido, como medida demostrativa del cumplimiento del principio de responsabilidad demostrada.

23.  CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN

Los datos personales se conservan durante el término necesario para el cumplimiento de las finalidades que justificaron su recolección y, en todo caso, durante los períodos mínimos que impongan las disposiciones legales aplicables. Los términos de conservación por base de datos se relacionan en el ANEXO 1.

Vencido el término de conservación, la información será suprimida de manera segura o sometida a procesos de anonimización que impidan la reidentificación de los Titulares. De la supresión se dejará constancia.

24.  REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

De conformidad con el Decreto 090 de 2018, que modificó los artículos 2.2.2.26.1.2 y 2.2.2.26.3.1 del Decreto 1074 de 2015, la obligación de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos recae en las sociedades y entidades sin ánimo de lucro que tengan activos totales superiores a cien mil (100.000) Unidades de Valor Tributario y en las personas jurídicas de naturaleza pública.

ALFA PSICOLOGÍA verifica anualmente el cumplimiento de dicho umbral con base en los estados financieros del ejercicio inmediatamente anterior. A la fecha de expedición de esta política, la sociedad no se encuentra obligada a efectuar la inscripción. Esta circunstancia no la exime de ninguno de los demás deberes previstos en la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.

25.  VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS

La presente política rige a partir de la fecha de su suscripción por la representante legal y permanecerá vigente mientras no sea modificada o derogada de manera expresa.

Las bases de datos administradas por ALFA PSICOLOGÍA tendrán vigencia indefinida mientras subsista el objeto social de la sociedad y las finalidades que justificaron su creación, sin perjuicio de los términos de conservación y supresión aplicables a cada una de ellas conforme al ANEXO 1.

26.  MODIFICACIONES

ALFA PSICOLOGÍA se reserva el derecho de modificar la presente política. Cualquier cambio sustancial en las finalidades del Tratamiento será comunicado a los Titulares antes de implementarlo, por los canales de contacto disponibles, y se pondrá a su disposición el mecanismo para conocer los cambios y, cuando corresponda, para revocar la autorización. La versión vigente estará permanentemente disponible en https://alfapsicologia.com/politica-de-tratamiento-de-datos.

27.  DEROGATORIA

La presente política deroga de manera expresa e integral los siguientes instrumentos, expedidos en versión 0 con fecha de revisión 26 de noviembre de 2019 bajo la anterior razón social de la sociedad:

a) PL-01 Manual Interno de Políticas y Procedimientos.

b) AV-01 Aviso de Privacidad, AV-02 Aviso Legal para Correos Electrónicos y AV-03 Aviso de Videovigilancia.

c) CL-01 Cláusula Informativa y CL-02 Cláusula de Consentimiento Web.

d) CN-01 Consentimiento Informado para Datos de Menores de Edad, CN-02 Consentimiento para Tratamiento de Datos Personales, CN-03 Consentimiento para Datos Sensibles, CN-04 Consentimiento para Datos Biométricos, CN-05 Consentimiento para la Utilización de Imágenes Personales y CN-06 Consentimiento Telefónico.

Los instrumentos derogados no podrán seguir siendo utilizados para la recolección de datos personales a partir de la entrada en vigencia de esta política. Las autorizaciones válidamente otorgadas con anterioridad conservan sus efectos respecto de las finalidades efectivamente informadas al Titular; cuando tales finalidades no consten de manera expresa en el instrumento suscrito, ALFA PSICOLOGÍA recabará nuevamente la autorización antes de continuar el Tratamiento.