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La importancia del cargo
De acuerdo con el principio administrativo de la división del trabajo, el cual menciona que entre más se especialicen las personas, con mayor eficiencia desempeñarán su oficio.
Conforme a esta necesidad de especialización al interior de las empresas, es indispensable distribuir todo el trabajo a través de áreas o departamentos, en los cuales, vamos a necesitar colaboradores que realicen determinados cargos.
Es por esto que el cargo se convierte en el protagonista del ADC y de acuerdo a su gran importancia, es necesario tenerlo definido, detallado y estructurado, de tal manera que sea la base donde repose toda la información de lo que se requiere, necesita y se espera en determinado cargo.
¿Qué es el ADC (Análisis y descripción de cargos)?
De acuerdo a lo anterior, al interior de las empresas necesitamos contar con personas que asuman los diferentes cargos, los cuales realizarán las funciones, cumplirán con las responsabilidades y tendrán que ajustarse a los requisitos mínimos que garanticen que podrán llevar a cabo lo esperado en la posición para la cual fueron contratadas.
Esto significa que el ADC es el procedimiento que define adecuadamente las responsabilidades y relaciones, además de los requisitos físicos y mentales que se exigen para cumplir dichas responsabilidades.
¿Para qué hacer el ADC?
Teniendo clara la importancia de los cargos en las empresas y la definición de lo que es el ADC, ahora veremos para qué debes hacerlo. Dentro de las principales razones, encontramos:
- Para tener sistemas de remuneración y compensación acordes a las funciones que realiza cada cargo.
- Para determinar las funciones y responsabilidades que se esperan en determinada posición y que contribuyan al logro de los objetivos del área a la que pertenece y a los objetivos de la organización.
- Si quieres realizar una evaluación de desempeño objetiva y quieres saber el nivel de cumplimiento de tus colaboradores dentro del sistema de gestión del desempeño.
- Para no perder tiempo y dinero en procesos de selección fallidos por no tener claro qué personal se requiere para dar continuidad a la operación.
- Para no invertir en planes de formación y capacitación de manera general sin tener un ajuste a las necesidades específicas de los empleados en el desarrollo de sus funciones. Entre más capacitado esté tu personal, mejor desempeñarán sus funciones.
Elementos clave de una descripción de cargo
Ya que la descripción de cargo, tiene información relevante y que servirá como nuestra guía a lo largo del ciclo de vida de nuestro talento humano, algunos de los criterios clave que debe tener son:
Nombre del cargo: Es como lo identificarás al interior de tu empresa y en el organigrama.
Misión del cargo: Es el objetivo principal, su finalidad y la razón de ser del cargo.
Nivel jerárquico y/o departamento: Allí determinarás de acuerdo al desarrollo de sus funciones, la posición dentro de la organización y el área o departamento al que pertenecen.
Jefe inmediato: Debes colocar, de acuerdo a la línea de mando, qué cargo es el encargado de supervisar el cumplimiento de las obligaciones.
Relaciones del cargo: Es importante tener claro los cargos con quienes se relaciona a nivel interno y externo, esto facilitará el entendimiento de la frecuencia de este relacionamiento en el desarrollo de sus funciones.
Horario laboral: Para este criterio, es importante determinar la disponibilidad que se requiere en cuanto al horario de trabajo regular requerido.
Tipo de contratación: Para este criterio se establecen las condiciones de vinculación del cargo, es decir, el tipo de contrato.
Funciones o responsabilidades: Allí se debe consignar las funciones relevantes y propias de la naturaleza del cargo, las obligaciones que se deben realizar para el cumplimiento de los objetivos del cargo.
Formación académica y experiencia laboral: Es indispensable determinar los requisitos en cuanto a formación académica, conocimientos necesarios y experiencia previa que se ajuste a lo que se espera del cargo.
¿Necesito realizar un ADC al interior de la empresa?
Si te identificas con al menos una situación de las que a continuación te explicaremos, debes contemplar la posibilidad de realizar un ADC en tu negocio:
- Estás en proceso de creación de tu empresa o llevas poco tiempo de funcionamiento y estás estableciendo tu estructura organizacional.
- Recientemente has creado nuevos cargos y no se han documentado.
- Has tenido que hacer modificación o redistribución de funciones dentro de los cargos que tiene definida tu empresa.
- Has actualizado tu sistema de compensación o has hecho ajustes en la parte salarial de los colaboradores.
- Has tenido un incremento de solicitudes o peticiones de explicación por parte de tus colaboradores por no tener claro el alcance de sus funciones o no tener claro que se debe hacer en su posición.
- Has detectado que hay varios ocupantes de cargo realizando una misma función.
- Tienes dificultad con algunos de tus empleados por sobrecarga laboral.
- Realizas planes de formación general, pero este no obtiene los resultados esperados porque las necesidades de formación son diferentes para cada cargo.
- No tienes documentados los perfiles o cargos, por lo que no existen guías que puedas consultar para seleccionar, capacitar o retener a tus colaboradores.
Beneficios de tener descripciones de cargo actualizadas
A continuación, te mencionamos los 5 principales beneficios de contar con descripciones de cargos definidas y actualizadas:
1. Promueve el cumplimiento de los objetivos esperados para cada cargo y que estén alineados a los objetivos de la organización.
2. Te permite establecer planes de formación ajustados a las necesidades reales que surjan y que permitan potencializar habilidades que generen mayor productividad y optimización de recursos.
3. Tendrás procesos de selección mucho más objetivos, ya que contarás con la información necesaria de lo que realmente necesitas contratar.
4. La adecuación de las personas que contrates será mayor ya que el ocupante del cargo, tendrá claro lo que realmente se espera en su posición.
5. Te servirá para realizar evaluaciones de desempeño o implementar un sistema de gestión del desempeño más objetivo y estructurado.
Ahora que tienes mucho más clara la importancia y aplicabilidad del ADC, te invitamos a que nos contactes, en Alfa Psicología podemos acompañarte en el análisis y descripción de los cargos de tu empresa.
Psicóloga
Alfa Psicología
